Korábban már bemutattuk, hogyan segíti a PannonDiák Iskolaszövetkezet a cégek év végi munkaerőigényeit gyors, rugalmas és költséghatékony szezonális diákmunkával, valamint azt is milyen szerepe van ebben a digitális aláírásnak. Ha lemaradtál róla, ide kattintva elolvashatod az előző cikkünket. Most ugyanennek a témának egy másik oldalát mutatjuk be: az online szerződéskötés és digitális aláírás előnyeit a személyes tapasztalatok, diákjaink és munkatársaink tükrében.

Ez a megközelítés segíthet eloszlatni a digitalizációval kapcsolatos kételyeket, és erősíti a bizalmat mindazokban, akik még csak most ismerkednek ezzel a megoldással.

Egy kattintással szerződésben

Ahogy Nagy Alexandra kolléganőnk fogalmaz:

„Szerintem az idő legalább 60-70%-át megspóroljuk az online szerződéskötéssel. Nem kell időpontot egyeztetni a diákjainkkal a szerződéskötéshez, nem szükséges nyomtatni, majd újra digitalizálni a dokumentumokat – minden online, egy helyen elérhető.”

Ez a rugalmasság különösen hasznos, ha sürgős munkaerő-igény merül fel, például egy rövid felfutási idejű toborzás esetén. A leendő munkavállalók akár a buszon ülve is aláírhatják a szerződését, és másnap már munkába is állhatnak.

A digitális aláírás emberközelből

Niki, korábbi gyakornokunk így emlékszik vissza régebbi tapasztalataira:

„Gyakornokként azonnal hozzáférhettem a szerződésemhez, és nem kellett felesleges köröket futnom. Az egész folyamat rendkívül egyszerű és gyors volt.”

Marianna szerint pedig az online szerződéskötés nemcsak hatékony, de környezetbarát megoldásnak is számít:

„Számomra jelentősen kényelmesebb és gyorsabb volt az aláírás folyamata online saját eszközről. Maga a digitális aláírás jól átlátható, az emailben kapott információk alapján pár perc alatt egyszerűen sikerült megoldani. A kényelem mellett környezetvédelmi szempontból is szimpatikus volt az online szerződéskötés. Ez elsőre kis lépésnek tűnik, de a diákjogviszony hosszabbításánál pl. több száz szerződésről beszélünk, ami már egy jól mérhető papír megtakarítást eredményez.”

Melyek azok a folyamatok pontosan, amivel időt nyertünk?

A hagyományos, papíralapú szerződéskötéshez képest az online rendszer:

• megszünteti az időpont-egyeztetés szükségességét,
• kiküszöböli a postázási időt (akár 2-3 nap is lehetett),
• feleslegessé teszi a papíralapú dokumentumok nyomtatását és archiválását.
• kiküszöböli az utazásra fordított órákat
• nincs szükség többé a kinyomtatott dokumentumok újra digitalizálásra sem (scannelés)

Mariann gyakorlati tapasztalatai is ezt támasztják alá:

Zöldebb működés, mérhető eredmények és ügyféloldali előnyök

2024-ben a PannonDiák több, mint 2.500 online szerződést kötött, amellyel körülbelül 15.800 lapnyi papírt takarítottunk meg. Ez nemcsak a fenntarthatósági céljainkat támogatja, hanem a partnereink számára is egyértelmű üzenet: a PannonDiák digitális megoldásai támogatják egy zöldebb működés kialakulását.

Kovács Ilona, üzletfejlesztési vezetőnket is kérdeztük a környezettudatos működés és a digitális aláírás kapcsolatáról, aki elsősorban üzleti partnereink szempontjából világította meg a folyamatot:

„A papírmentes szerződéskötés nem csupán kényelmi szempontból előnyös, hanem üzleti ügyfeleink számára kezd hangsúlyosabbá válni. Egyre több partnerünk értékeli, hogy az elektronikus aláírás bevezetésével a PannonDiák aktívan tesz a környezetvédelemért. Az ESG-szempontok (Environmental, Social, Governance) évről évre hangsúlyosabbá válnak a beszállítói láncok ellenőrzésekor, és büszkék vagyunk rá, hogy mi hitelesen tudjuk bizonyítani partnereinknek: a digitalizált működés révén is hozzájárulunk a fenntartható fejlődéshez.”

Ezen kívül több partnerünk is kiemelte, hogy az online aláírási lehetőség:

• csökkenti az adminisztrációs költségeket,
• növeli a rugalmasságot,
• gyorsabb munkába állást tesz lehetővé, különösen szezonális igények esetén.

Dóri véleménye jól mutatja ezt a különbséget:

„Korábban több nap is elment, mire be tudtam menni aláírni. Most már csak egy telefon kell, és elintézve. A szerződéskötés egyszerűsödésével a munkába állás folyamata is sokkal gördülékenyebbé vált.”

Előre tekintve

A jövőben célunk az automatizálás további erősítése: szeretnénk a digitális aláírási folyamatot az üzleti partnereinkkel való szerződéskötésben is minél gyakrabban alkalmazni, valamint folyamatban van egy digitális értékesítés támogató rendszer bevezetése is, melynek teszt időszaka jelenleg is zajlik. Mindezeknek köszönhetően megbízásainkat egyre rugalmasabban és rövidebb határidővel tudjuk majd teljesíteni magasabb szintre emelve szolgáltatásunk minőségét.