Digitális szerződéskötés: hatékony és környezetbarát megoldás
Az elmúlt években tapasztalható digitális fejlődés jelentős átalakulást hozott a vállalati folyamatokban, beleértve a szerződéskötés módját is. A digitális aláírás és az online szerződéskötés ma már nem csupán kényelmi megoldás, hanem versenyelőnyt biztosító stratégiai eszköz is.
A PannonDiák Iskolaszövetkezet 2023-ban teljes mértékben átállt az online szerződéskötés rendszerére, mely már közel két éve teszi gördülékenyebbé és hatékonyabbá a napi munkafolyamatokat. Ezen két év tapasztalatával a hátunk mögött szeretnénk megosztani meglátásainkat és szakmai véleményünket a digitális szerződéskötés előnyeiről és kihívásairól.
Miért döntöttünk az online szerződéskötés és a digitális aláírás alkalmazása mellett?
Döntésünk alapját elsősorban a piaci igények képezték, hiszen mind a diákok, mind az ügyfelek részéről egyre nagyobb volt az elvárás a gyorsabb, rugalmasabb és bárhonnan elérhető megoldások iránt. Az online szerződéskötés nemcsak időhatékony, hanem platform független is, csupán internetkapcsolatra és egy digitális eszközre (tabletre, okostelefonra) van hozzá szükség. Emellett kiemelten fontos szempont volt a fenntarthatóság: a papírfelhasználás csökkentésével valamint az időbélyeggel ellátott aláírások alkalmazásával környezetbarátabb működést valósíthattunk meg.
Milyen tényezőket érdemes figyelembe venni a bevezetés előtt?
Röviden az online szerződéskötés folyamatáról:
A diákok a PannonDiák weboldalán található űrlap kitöltésével és a szükséges dokumentumok feltöltésével kezdik a folyamatot. Ezután a rendszer automatikusan feldolgozza az adatokat, majd elküldi az aláírandó dokumentumokat a szerződéskötésben érintettek e-mail címére. Az aláírás mindkét fél részéről digitálisan történik, az időbélyeg pedig garantálja az aláírás időpontjának és hitelességének ellenőrizhetőségét. A végleges dokumentumok szintén e-mail formájában kerülnek továbbításra és mindkét fél saját rendszerében gondoskodik a tárolásukról.
Mik a tapasztalatok és előnyök a bevezetést követően?
A legjelentősebb előny az időmegtakarítás: míg korábban a szerződéskötési folyamat 5-6 napot vett igénybe, most mindez egyetlen nap alatt lezajlik. Az ügyfelek és diákok elégedettsége is nőtt, hiszen a személyes megjelenés szükségetlenné vált.. Környezetvédelmi szempontból is hatalmas előrelépés történt, hiszen a papírfelhasználás minimalizálása réven csökkent az ökológiai lábnyomunk.
A digitális szerződéskötés tehát nem csupán modernizációt jelent, hanem költség- és időhatékonyságot, valamint egy zöldebb működési modellt is, amely mind a vállalat, mind az ügyfelek, mind a környezet számára előnyös.
Szajkó Cintia, HR koordinátor, PannonDiák Iskolaszövetkezet