Az első benyomás rólad, amit a címzett kap az első megírt e-mail-ed külleme és tartalma. Te sem szereted, ha a boltban nem köszönnek vissza neked, vagy épp valaki nem megfelelő hangnemben szól hozzád. Az email váltás ugyanilyen, csak virtuális térben zajlik. Gondolj bele egy picit a másik oldalon ülő személy helyzetébe. Ő feltételezhetően nem ismer Téged, így érdemes egy kedves gesztussal nyitnod! Mire gondolunk pontosan?

A dolog egyszerű: egy visszafogott, de mégis kedves levél, amiben feltárod a felkeresésed szándékát. Ezáltal nem csak tisztelettudóvá válsz a másik szemében, de egyfajta professzionalizmust is tükrözöl.

Melyek a legfontosabb elemek?

E-mail tárgya:

Ne hagyd üresen! Gondold végig, hogy milyen céllal üzensz! Hogyan tudna a másik fél beazonosítani, ha vissza szeretne keresni?
Például: „Érdeklődés_vezetékneved” ; „Gyakornoki pozíció_vezetékneved” ; „ x megnevezésű pozíció _vezetékneved” ;

Megszólítás:

Hivatalos email esetében a „Tisztelt XY vagy a Kedves XY” az elfogadott. A teljes nevét írd ki az illetőnek, ha tudod. Amennyiben nem, élhetsz másfajta lehetőségekkel. Például: „Tisztelt Uram!” „Tisztelt Hölgyem!” „Tisztelt Pannondiák Iskolaszövetkezet!”

Az üzenete tartalmi része:
 
A megszólításból már sejthető, de mindenképp maradj a magázódásnál. Ne engedd el a tisztelettudó hangvételt. Gondolt át mit szeretnél üzenni és légy lényegre törő. A hosszú és körmönfont mondatokat kerüld, hiszen nem csak te, de az olvasó is belebonyolódhat. Arról értekezz, ami valójában fontos! Világos és tényszerű mondatokat fogalmazz meg.

Elköszönés:
 
Kulcsfontosságú, hiszen ez zárja le a leveled. A „Tisztelettel” vagy az „Üdvözlettel” kifejezéseket használd és ezt követően a teljes nevedet írd ki. A könnyebb kapcsolatfelvétel érdekében tüntesd fel a neved alá email címed és telefonszámod is.

Csatolmány:

Ha bármilyen mellékletet küldesz, nevezd el a könnyebb beazonosíthatóság érdekében. Főleg, ha az önéletrajzodról van szó, nem néz ki jól, ha egy „generált” doc vagy pdf file-t küldesz el.
Nevezd el lényegre törően: „kísérőlevél_vezetékneved”; önéletrajz_vezeték_keresztnév; „orvosi_igazolás_vezetéknév”.

A levél ellenőrzése:

Olvasd végig újra a leveled szépen lassan! Ügyelj végig a helyesírásra, de így is előfordulhat, hogy valamit félregépelsz. Rossz benyomást kelthet a címzettben, ha elírás van egy üzenetben. Amennyiben mellékletet is küldesz, ellenőrizd a csatolmányt, hogy valóban feltöltődött-e és valóban jó file-t küldenél tovább.

Mutatunk két elrettentő példát, természetesen az elkövetők neveit megváltoztattuk:

Tegező megszólítás, nem tudni milyen pozícióra szeretne menni, az elköszönés pedig már „magázódó”. Melléklet: 2021.docx – tehát ez sem beazonosítható.

Szia!

Szeretnék jelentkezni a Facebook-on meghirdetett gyakornoki állásra.

Üdvözlettel: Mókás Melinda 

Igaz, hogy magázódó üdvözlés, de a vajon mennyi ideig tartott volna kiírni, hogy tisztelt. Elköszönés nincs. Azonban Ádám? Milyen Ádám? Ehhez meg kell nyitni az igazolást, ami frusztrációt eredményezhet. Melléklet: adika.pdf – nem beazonosítható dokumentum

T. Cím!

Csatolmányban találja az igazolásom.

Ádám

Reméljük tudtunk segíteni neked. Ha kérdésed merülne fel, nyugodtan keresd a Pannondiák Iskolaszövetkezet munkatársait, készséggel állunk rendelkezésedre. Diákmunkáink pedig megtalálhatóak a weboldalon.