HOGYAN ÍRJ HIVATALOS E-MAILT?

HOGYAN ÍRJ HIVATALOS E-MAILT?
Nincs annál rosszabb, ha meg sem tudod mutatni valós énedet és tudásod! Bosszantó lehet, ha mindez csak annak tudható be, mert az első üzenetváltás hagy némi kívánni valót maga után. A rövid, szedett-vetett és nem megfelelően felépített hivatalos email, negatív képben tüntethet fel Téged.
A dolog egyszerű: egy visszafogott, de mégis kedves levél, amiben feltárod a felkeresésed szándékát. Ezáltal nem csak tisztelettudóvá válsz a másik szemében, de egyfajta professzionalizmust is tükrözöl.
Melyek a legfontosabb elemek?
E-mail tárgya:
Ne hagyd üresen! Gondold végig, hogy milyen céllal üzensz! Hogyan tudna a másik fél beazonosítani, ha vissza szeretne keresni?
Például: „Érdeklődés_vezetékneved” ; „Gyakornoki pozíció_vezetékneved” ; „ x megnevezésű pozíció _vezetékneved” ;
Megszólítás:
Hivatalos email esetében a „Tisztelt XY vagy a Kedves XY” az elfogadott. A teljes nevét írd ki az illetőnek, ha tudod. Amennyiben nem, élhetsz másfajta lehetőségekkel. Például: „Tisztelt Uram!” „Tisztelt Hölgyem!” „Tisztelt Pannondiák Iskolaszövetkezet!”
Az üzenete tartalmi része:
A megszólításból már sejthető, de mindenképp maradj a magázódásnál. Ne engedd el a tisztelettudó hangvételt. Gondolt át mit szeretnél üzenni és légy lényegre törő. A hosszú és körmönfont mondatokat kerüld, hiszen nem csak te, de az olvasó is belebonyolódhat. Arról értekezz, ami valójában fontos! Világos és tényszerű mondatokat fogalmazz meg.
Elköszönés:
Kulcsfontosságú, hiszen ez zárja le a leveled. A „Tisztelettel” vagy az „Üdvözlettel” kifejezéseket használd és ezt követően a teljes nevedet írd ki. A könnyebb kapcsolatfelvétel érdekében tüntesd fel a neved alá email címed és telefonszámod is.
Csatolmány:
Ha bármilyen mellékletet küldesz, nevezd el a könnyebb beazonosíthatóság érdekében. Főleg, ha az önéletrajzodról van szó, nem néz ki jól, ha egy „generált” doc vagy pdf file-t küldesz el.
Nevezd el lényegre törően: „kísérőlevél_vezetékneved”; önéletrajz_vezeték_keresztnév; „orvosi_igazolás_vezetéknév”.
A levél ellenőrzése:
Olvasd végig újra a leveled szépen lassan! Ügyelj végig a helyesírásra, de így is előfordulhat, hogy valamit félregépelsz. Rossz benyomást kelthet a címzettben, ha elírás van egy üzenetben. Amennyiben mellékletet is küldesz, ellenőrizd a csatolmányt, hogy valóban feltöltődött-e és valóban jó file-t küldenél tovább.
Mutatunk két elrettentő példát, természetesen az elkövetők neveit megváltoztattuk:
Tegező megszólítás, nem tudni milyen pozícióra szeretne menni, az elköszönés pedig már „magázódó”. Melléklet: 2021.docx – tehát ez sem beazonosítható.
Igaz, hogy magázódó üdvözlés, de a vajon mennyi ideig tartott volna kiírni, hogy tisztelt. Elköszönés nincs. Azonban Ádám? Milyen Ádám? Ehhez meg kell nyitni az igazolást, ami frusztrációt eredményezhet. Melléklet: adika.pdf – nem beazonosítható dokumentum
Reméljük tudtunk segíteni neked. Ha kérdésed merülne fel, nyugodtan keresd a Pannondiák Iskolaszövetkezet munkatársait, készséggel állunk rendelkezésedre. Diákmunkáink pedig megtalálhatóak a weboldalon.